انبارها در مرکز عملیات تولید و زنجیره تأمین قرار دارند زیرا مکانی هستند که تمام مواد مورد استفاده یا تولیدشده در فرآیند، از مواد اولیه گرفته تا کالاهای نهایی، را در خود جای می‌دهند. ازآنجاکه عملیات انبار پیچیده است، می‌تواند کاغذبازی زیادی به همراه داشته باشد. اما فرآیند تکمیل سفارش کنونی جایی برای سیستم‌های خسته‌کننده و پیچیده نیست. ازاین‌رو نرم‌افزارهای انبارداری به کمک انبارها آمدند که در این مقاله بیشتر با سیستم مدیریت انبار یا همان WMS و مزایای آن آشنا خواهیم شد.
سیستم مدیریت انبار چیست؟
در اقتصاد امروزی، برآورده کردن نیازهای متنوع مشتریان آسان نیست. مشاغل برای پاسخگویی به این نیازها، به توانایی پاسخ‌دهی و بهینه‌سازی سریع نرم‌افزار مدیریت انبار نیاز دارند.
سیستم مدیریت انبار (WMS) یک راه‌حل نرم‌افزاری مقرون‌به‌صرفه است که هدف آن هماهنگی، پشتیبانی، بهینه‌سازی مدیریت انبار و خودکارسازی فرآیند تکمیل سفارش، جهت افزایش بهره‌وری است. استفاده از سیستم‌های خودکار، مزایای عظیمی برای عمده‌فروشان، توزیع‌کنندگان، بازرگانان و خرده‌فروشان به همراه دارد. نرم‌افزار مدیریت انبار، فرآیندهای دستی را به‌صورت خودکار انجام می‌دهد و نیز به شما امکان کنترل متمرکز و مشاهده کلیه مراحل انبار را می‌دهد. شرکت‌های پیشرفته معتقدند با استفاده از این سیستم‌ها انبار این پتانسیل را پیدا میکند که از یک مرکز هزینه به یک مرکز رشد تبدیل شود.
سیستم‌های مدرن مدیریت انبار از داده‌ها در زمان واقعی (real-time data) استفاده می‌کنند و به سازمان این امکان را می‌دهند تا جدیدترین اطلاعات مربوط به فعالیت‌هایی مانند سفارشات، محموله‌ها، رسیدها و هرگونه جابجایی کالا را مدیریت کنند. WMS، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا از این داده‌ها و اتوماسیون برای انجام تجزیه‌وتحلیل تقاضا، پیش‌بینی فروش و ایجاد برنامه‌های عملیاتی کارآمد روزانه استفاده کنند.
طبق نظرسنجی انبارها توسط Motorola Solutions Future، تنها ۲۶ درصد از مدیران شرکت‌ها، انبار و مراکز توزیع را به‌عنوان دارایی‌ای که می‌تواند برای تجارت آن‌ها رشد ایجاد کند، در نظر می‌گیرند و بر اساس گزارش e-commerce fulfillment، تنها ۲۰ درصد از مشاغل از سیستم مدیریت انبار استفاده می‌کنند، ۱۰ درصد آن‌ها هیچ تجربه‌ای در استفاده از WMS ندارند و ۷% از آن‌ها نیز از مزایای WMS اطمینان ندارند.
در اکثر انبارها، فعالیت‌ها و فرایندهای روزانه هنوز به‌صورت دستی انجام می‌شود. بااین‌حال، فن‌آوری‌های جدید در حال ظهور مانند هواپیماهای بدون سرنشین، روبات‌ها، اینترنت اشیا، AR & VR دنیای انبارها را در سال‌های آینده تغییر خواهند داد. اتوماسیون انبار به شما امکان می‌دهد با حداقل تلاش به نتایج عالی برسید که این امر با استفاده از یک یا چند فناوری نوظهور محقق می‌شود.
مزایای WMS
- کنترل و ردیابی موجودی: طبق یک نظرسنجی، ۳۴ درصد از مشاغل به دلیل در دسترس نبودن محصولات در انبار، تأخیر در حمل و تحویل کالا را تجربه می‌کنند. WMS امکان استفاده از سیستم‌های ردیابی پیشرفته و سیستم‌های شناسایی و ضبط خودکار داده‌ها (AIDC)، ازجمله RFID و بارکد خوان را فراهم میکند تا موجودی را در مکان‌های مختلف انبار، مراکز توزیع و فروشگاه‌های مختلف ردیابی کنند و بدین ترتیب از ذخیره‌سازی صحیح کالا و حمل دقیق آن‌ها اطمینان حاصل کنند.
ردیابی موجودی به شما این امکان را می‌دهد تا بدانید در صورت سفارش مشتری، چقدر محصول آماده ارسال است و بر اساس حجم پیش‌بینی‌شده، چه زمانی نیاز است که بیشتر سفارش دهید. همچنین با کنترل موجودی، سازمان‌ها می‌توانند بین موجودی موردنیاز در انبار برای برآورده کردن نیاز مشتریان و خواب سرمایه تعادل ایجاد کنند.
- بهره‌وری نیروی کار: در یک نظرسنجی، وقتی سؤال شد که «چگونه کسب‌وکار شما در شلوغ‌ترین دوره‌های زمانی با تکمیل سفارش کنار می‌آید؟»، ۴۵ درصد پاسخ دادند که برای کارکنان خود اضافه‌کار پرداخت کردند، درحالی‌که ۳۸ درصد بیان کردند که برخی از کارکنان خود را اخراج کردند. مطمئناً این کار بهترین راه برای کنار آمدن با شلوغ‌ترین ساعات کار یا مدیریت کارکنان نیست.
در اینجا WMS به نجات شما می‌آید. سیستم مدیریت انبار با مدیریت وظایف کارکنان، بهره‌وری نیروی کار را افزایش می‌دهد. بدین‌صورت که می‌تواند اولویت وظایف را تعیین کند. جدا از این، WMS بازخورد برنامه‌ریزی نیروی کار را نیز به مدیریت ارائه می‌دهد و بر اساس میزان سفارشات می‌تواند تعداد پرسنل مورد نیاز برای تکمیل فعالیت‌های روز را تخمین بزند.
- شفافیت: WMS دید کاملی از آنچه در داخل انبار شما می‌گذرد ارائه می‌دهد و بجای گزارش‌های دوره‌ای که در آن تعداد موجودی‌ها فقط در پایان دوره محاسبه می‌شود، گزارش‌های دائمی ارائه می‌دهد که امکان نظارت مستمر بر موجودی شما را فراهم میکند.
- بهبود ظرفیت: نتایج یک نظرسنجی نشان می‌دهد که ۲۳ درصد از مشاغل، ظرفیت انبار خود را برای مقابله با رشد فروش افزایش می‌دهند.
به نظر شما آیا مدیریت انبار، راه‌حل بهتری نسبت به هزینه کردن برای افزایش ظرفیت انبار نیست؟
سیستم‌های مدیریت انبار می‌توانند ظرفیت انبار را افزایش دهند. به عبارتی WMS دارای اطلاعات لحظه‌ای است که به شما این امکان را می‌دهد تا سطح موجودی را کاهش دهید که این امر به‌نوبه خود نرخ گردش موجودی را افزایش می‌دهد. همچنین با درک عمیق‌تر از میزان کارآمدی انبار شما، راهکارهایی جهت بهبود بخشیدن به فضای جغرافیایی انبار ارائه می‌دهد.
- کاهش خطاهای تکمیل سفارش و حمل کالا: رخ دادن خطاهای تکمیل سفارش در هر مرحله از عملیات که باشد هزینه‌بر است. اگر قبل از تحویل متوجه خطا شویم مجبور به برداشت مجدد خواهیم شد. اگر اقلام نادرست برای مشتری ارسال شود، نه‌تنها فرآیند بازگشت محصول و جایگزین آن هزینه‌بر است، بلکه هزینه پنهانی بابت آسیب به روابط مشتری نیز متحمل می‌شویم.
- حداکثر استفاده از فضا: به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا جریان کار را به‌گونه‌ای سفارشی‌سازی کنند تا مطمئن شوند که انبار برای تخصیص بهینه موجودی طراحی شده است. WMS، فضای ذخیره‌سازی را به حداکثر می‌رساند و واریانس موجودی فصلی را محاسبه میکند. توجه به این نکته ضروری است که استفاده بهینه از فضای انبار و طراحی انبار با توجه به کف انبار، قفسه‌ها و پالت‌ها، بستگی به نوع ذخیره‌سازی مناسب و الگوهای توزیع دارد.
- یکپارچگی: نرم افزار انبارداری توانایی یکپارچگی با همه فروشگاه‌ها ، بازارها، شرکای حمل‌ونقل، تعداد انبارها و… را دارا است. بنابراین بهتر است به دنبال یکپارچه‌سازی سیستم مدیریت انبار با ERP باشید، زیرا با اشتراک‌گذاری اطلاعات بین آن‌ها قادر خواهید بود تصمیم‌گیری درست‌تری انجام دهید.
- سیستم Easy-to-use: نرم‌افزار انبارداری پلتفرمی است که برای سهولت کار و یادگیری برای همه اعضای فعلی، جدید و موقت تیم طراحی شده است.
- راه‌حل همه‌جانبه: نرم افزار انبار توانایی مدیریت عمده فعالیت‌های خرده‌فروشی ازجمله سفارشات، موجودی و حمل‌ونقل را داراست.
- گزارش‌دهی و پاسخگویی: سیستم مدیریت انبار قابلیت ثبت تاریخچه‌ای از اقدامات انجام‌شده در انبار و اشخاصی که عملیات را انجام داده‌اند را دارد.
- مدیریت نیروی کار: WMS به مدیران انبار کمک میکند عملکرد کارگران را با استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) ارزیابی کنند. به این صورت که می‌تواند کارگرانی را که بالاتر یا پایین‌تر از استانداردهای تعریف شده عمل می‌کنند، کنترل کند. همچنین دستورالعمل‌های گام‌به‌گام برای راهنمایی کارمندان در فرایندهای روزانه – مانند دریافت، برداشت و بسته‌بندی سفارشات – با استفاده از قوانین از پیش تعیین‌شده ایجاد میکند و این‌گونه شما از نیروی کار حداکثر استفاده را می‌برید. نیروی کار به احتمال زیاد بیشترین هزینه را در پی خواهد داشت. اگر بهره‌وری افزایش پیدا کند مقدار پس‌انداز بیشتر خواهد شد.
- رعایت مقررات ایمنی و بهداشت: WMS معیارهای ریسک را ارزیابی کرده و الزامات ایمنی انبار را مشخص میکند و به شما این امکان را می‌دهد تا از کارگران و مشتریان خود به‌طور یکسان محافظت کنید.
- بارکد دیجیتال: از اسکنرهای تلفن همراه و بارکد خوان برای به حداقل رساندن نیاز به کاغذ و بهینه‌سازی دقت هنگام برداشت سفارش، بسته‌بندی و ثبت موجودی جدید استفاده میکند. از این رو با به‌کارگیری این استراتژی خطاهای انسانی نیز به‌کلی حذف می‌شوند.
- فرآیندهای انبار: WMS نقش پررنگی را در حین انجام فرآیندهای انبار ایفا میکند برای مثال امکان ذخیره و بازیابی موجودی را فراهم می‌سازد. از سوی دیگر قادر می‌باشد تا بارنامه (B/L) را قبل از حمل ارسال کند، لیست‌های بسته‌بندی و فاکتورهای حمل‌ونقل ایجاد کند و برای گیرندگان بفرستد. همچنین به رانندگان کامیونی که وارد انبار می‌شوند جهت یافتن اسکله بارگیری مناسب کمک میکند و نیز استفاده بهتر از سایر عملکردهای لجستیک ورودی و خروجی را فراهم می‌سازد.
سیستم مدیریت انبار (WMS) چگونه کار میکند؟
WMS می‌تواند یک ماژول در سیستم ERP یا بخشی از راه‌حل اتوماسیون انبار باشد. WMS با سایر سیستم‌ها مانند ERP، WCS و سیستم‌های حمل‌ونقل تعامل دارد. نقطه شروع هنگام انتخاب WMS باید نیازهای شخصی امروز و آینده شرکت شما باشد؛ اما برخی از موارد کلی که باید در محصول و تأمین‌کننده WMS جستجو شود عبارتند از:
- مقیاس‌پذیری
- انعطاف‌پذیری
- پیاده‌سازی آسان
- تجربه و تخصص
- پشتیبانی و توسعه
- مشارکت استراتژیک
۳ مورد که باید در نرم‌افزار انبارداری به دنبال آن باشید
- اتصال نرم‌افزار به فروشگاه
یکپارچگی با فروشگاه‌های آنلاین شما همه‌چیز را به‌سادگی امکان‌پذیر میکند. از ارسال اطلاعات ردیابی فردی به مشتریان گرفته تا نظارت بر روند فروش برای پاسخگویی به تقاضا. به این صورت که سیستم مدیریت انبار، یک لیست برداشت ایجاد میکند که گردش کار را بر اساس طراحی انبار و اقلام سفارش داده‌شده، بهینه میکند.
همچنین علاوه بر اینکه سفارشات مشابه را کنار یکدیگر قرار می‌دهد، باید اطمینان حاصل کند که سفارشاتی که باید ابتدا ارسال شوند یا دارای امتیاز ارسال اکسپرس هستند در اولویت قرار گیرند. بنابراین شما می‌توانید به قول‌هایی که به مشتریان می‌دهید عمل کنید.
- نرم‌افزاری سازگار با تجهیزات انبار
بر اساس نحوه عملکرد انبار شما، نرم‌افزاری که استفاده می‌کنید باید با تجهیزات فیزیکی و سخت‌افزاری شما سازگار باشد. در غیر این صورت ناچارید تا خریدهای دیگری انجام دهید.
- نرم‌افزاری با قابلیت نمایش ROI
موفقیت کسب‌وکار شما به کمک یک سیستم مدیریت انبار حاصل می‌شود؛ اما غیرازآن به دنبال نرم‌افزاری باشید که در زمان و پول صرفه‌جویی کند.
نقش WMS در مدیریت زنجیره تأمین
WMS اغلب در کنار سایر سیستم‌های مرتبط ازجمله ERP، سیستم‌های مدیریت حمل‌ونقل (TMS) و سیستم‌های مدیریت موجودی استفاده می‌شود.
هر یک از سه سیستم اصلی WMS، ERP و TMS در زنجیره تامین، نقش خاصی در مدیریت سفارشات و به اشتراک‌گذاری داده‌ها با دو سیستم دیگر دارد برای مثال:
- WMS داده‌ها و فرآیندهای مربوط به جابجایی کالا را در یک انبار مدیریت میکند تا اطمینان حاصل شود که محصول مناسب به‌موقع به دست مشتری می‌رسد.
- نقش WMS این است که در انجام روندهای تکمیل سفارشات، تحویل، ارسال و دریافت کالا در انبار یا مرکز توزیع به کاربران کمک کند؛ مانند انتخاب کالا از قفسه‌ها برای خروج کالا یا جایگذاری کالاهای دریافتی.
- نقش دیگر WMS، ردیابی داده‌های به‌دست‌آمده از بارکد خوان و برچسب‌های شناسایی فرکانس رادیویی (RFID) و همچنین به‌روزرسانی ماژول مدیریت موجودی در سیستم ERP جهت حصول اطمینان از دریافت آخرین اطلاعات است.
- سیستم ERP بخش حسابداری و بیشتر صورتحساب‌ها، مدیریت سفارشات و مدیریت موجودی را مدیریت میکند در حالیکه TMS روند خروج کالا را مدیریت میکند.
- TMS در اصل یک مخزن اطلاعات دقیق در مورد کریرهای حمل‌ونقل است. همچنین یک سیستم معاملاتی و ارتباطی برای برنامه‌ریزی، اجرا و ردیابی محموله‌ها است.
- گاهی اوقات جهت هماهنگی هرچه بهتر لجستیک ورودی و خروجی، TMS با WMS ادغام می‌شود تا وظایفی مانند پالت کردن کالاها، برنامه‌ریزی نیروی کار، مدیریت بارگیری و … انجام دهد.
چرا باید از Excel به نرم‌افزار انبار نقل‌مکان کنم؟
بسیاری از شرکت‌ها برای مدیریت انبار خود از نرم‌افزار Excel استفاده می‌کنند. اصلاً WMS چه مزیتی نسبت به اکسل دارد؟ در ادامه برخی از مهم‌ترین دلایل نقل‌مکان از اکسل به WMS را شرح می‌دهیم:
- ورودی و خروجی دستی: کار با صفحات گسترده به معنی ورودی دستی داده‌ها است که این کار هم زمان و هم هزینه بسیاری را به دنبال دارد. با توسعه شرکت، افراد بیشتری مسئول انجام کارهای تکراری و مشابه می‌شوند که به‌راحتی می‌توان با استفاده از WMS آن‌ها را به‌صورت خودکار انجام داد.
- خطاهای ورودی: اگر ورودی‌ها به‌صورت دستی وارد شوند، ایراداتی همچون غلط املایی، عدم پر کردن فیلد خاص، واردکردن داده‌های نادرست و غیره اجتناب‌ناپذیر است. صفحات گسترده از منطق تجاری درونی برای جلوگیری از چنین خطاهایی برخوردار نیستند.
- به‌روز نبودن داده‌ها: کار با صفحات گسترده کار چندان لذت بخشی نیست و اغلب داده‌ها به‌روز نیستند. درنتیجه، عمده تصمیمات بر اساس داده‌های قدیمی و منسوخ‌شده گرفته می‌شوند.
شباهت و تفاوت میان سیستم مدیریت انبار و مدیریت موجودی
WMS و IM (Inventory management) هر دو شامل نظارت بر سطح محصول می‌شوند. برای مثال ردیابی محصولات با بارکد، تکمیل سفارشات، بسته‌بندی، حمل و … ولی تفاوت‌هایی نیز با یکدیگر دارند. برای مثال:
- WMS پیچیده‌تر از IM است و بیشتر بر عملیات انبارهای تجاری متمرکز است. برای مثال تقسیم انبار به بخش‌های مختلف، تخصیص مکان مناسب برای نگهداری کالاهایی که مرتباً در حال حرکت هستند یا اقلام فاسدشدنی و …
- IM بیشتر به جزئیات محصول می‌پردازد و بر آنچه در انبار وجود دارد تمرکز نمی‌کند. برای مثال جزئیات محصول، SKU محصول، مقدار اقلام و … اما تمرکز بیشتر WMS بر آنچه در انبار وجود دارد است.
انواع نرم‌افزارهای انبارداری
نرم‌افزارهای مدیریت انبار از نظر پیچیدگی و روش‌های پیاده‌سازی بسیار متنوع هستند. نوع آن‌ها معمولاً به اندازه و ماهیت سازمان بستگی دارد. برخی از سازمان‌های کوچک ممکن است از اسناد کپی یا فایل‌های صفحه‌گسترده استفاده کنند، اما اکثر سازمان‌های بزرگ‌تر از نرم‌افزارهای پیچیده WMS استفاده می‌کنند. برخی از تنظیمات سیستم مدیریت انبار به‌طور خاص برای اندازه سازمان طراحی‌شده‌اند و بسیاری از فروشندگان نسخه‌هایی از محصولات WMS را دارند که می‌توانند در مقیاس‌های مختلف سازمانی ارائه شوند. همچنین برخی از سازمان‌ها نرم‌افزار انبار مخصوص خود را ایجاد می‌کنند.
نرم افزار انباداری می‌تواند برای نیازهای خاص سازمان طراحی شود. به‌عنوان‌مثال، ممکن است WMS موردنیاز یک فروشنده تجارت الکترونیکی، عملکردهای متفاوتی نسبت به WMS خرده‌فروش داشته باشد. علاوه بر این، سیستم‌های مدیریت انبار به‌طور خاص برای انواع کالاهایی که سازمان می‌فروشد طراحی می‌شود. به‌عنوان‌مثال، یک خرده‌فروش کالاهای ورزشی نیازهای متفاوتی نسبت به زنجیره مواد غذایی دارد.
برای آشنایی بیشتر با ویژگی‌ها، مزایا و معایب WMSهای برتر دنیا می‌توانید مقاله “معرفی بهترین سیستم‌های مدیریت انبار و نرم‌افزارهای انباداری” را مطالعه کنید.
زمان ارتقا سیستم مدیریت انبار
ارتقای سیستم مدیریت انبار بستگی به نیازهای خاص کسب‌وکار شما دارد.
پیش از تصمیم‌گیری در مورد زمان ارتقا WMS بهتر است که به چند سؤال پاسخ دهید.
- آیا فرآیند فعلی شما به ۹۹.۹٪ دقت انتخاب می‌رسد؟ در غیر این صورت هرکدام از سفارشات اشتباه برای کسب‌وکار چقدر هزینه داشته است؟
- KPI انبار شما چگونه است؟ و بهبود هرکدام چقدر مفید خواهد بود؟
- چند نفر از اعضای تیم برای اجرای عملیات فعلی شما نیاز است؟ آیا جایگزینی برخی از آن‌ها با سیستم مدیریت انبار یا نرم‌افزاری مقرون‌به‌صرفه‌تر است؟
- روزانه با چند سفارش سروکار دارید؟
- میزان گردش مالی سالانه چقدر است؟
با پاسخ به این سوالات می‌توانید زمان مناسب برای ارتقای سیستم مدیریت انبار خود را شناسایی کرده و آن را بهبود ببخشید.
درنهایت ذکر این نکته ضروری است که یافتن سیستم مدیریت انبار مناسب برای شما بستگی به جنبه‌های مختلف و منحصربه‌فرد تجارت شما دارد. هر نرم‌افزار انبارداری بسته به مشاغل مورد استفاده ممکن است عملکردهای متفاوتی داشته باشد. همچنین WMS مناسب باید به سازمان شما در دستیابی به کارایی بیشتر و تکمیل دقیق سفارشات کمک کند تا بتوانید کارهای بیشتری را با هزینه کمتر انجام دهید زیرا هدف اصلی صرفه‌جویی در هزینه است.