عصر حاضر، عصر اطلاعات نام دارد. امروزه اطلاعات به جزئی تفکیک‌ناپذیر از جامعه تبدیل شده است. سیستم‌های اطلاعاتی در زنجیره های تامین و زمینه‌های مختلف، بسیار کاربردی به شمار میروند. برای تسهیل جریان اطلاعات در زنجیره تامین و مدیریت دقیق آن به سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه نیاز است که در ادامه این مقاله بیشتر در مورد آن توضیح خواهیم داد و همچنین به مزایا و اهمیت بسیار مدیریت صحیح اطلاعات و نحوه ی بکارگیری آن در راستای بهبود فرآیند های سازمانی اشاره خواهیم کرد.
نیاز به مدیریت اطلاعات در زنجیره تامین
زنجیره تامین، سیستمی است که از طریق جریان مواد و اطلاعات، میان اجزای مختلف زنجیره شامل تامین‌کننده‌ها و تولیدکننده‌ها ، توزیع کننده‌ها، خرده‌فروش‌ها و مصرف‌کننده نهایی، ارتباط برقرار می‌کند. مدیریت کارآمد زنجیره تامین شامل مدیریت تمام شبکه، در راستای دستیابی به خروجی بهینه است.
برقراری ارتباط میان داخل و خارج سازمان در راستای افزایش یکپارچگی داخلی و فراسازمانی، یکی از مهم‌ترین مسئولیت مدیریت زنجیره تامین است. اجرای فناوری های جریان اطلاعات و بکارگیری سیسستم های اطلاعاتی، به سازمان ها این امکان را میدهد تا در جهت بهبود رویکردهای زنجیره تامین و یکپارچگی فرایند‌های خود، تلاش کنند. تمامی کسب و کار ها به مدیریت جریان اطلاعات در زنجیره تامین نیاز دارند. بنابراین، نیاز به سیستم اطلاعاتی در زنجیره‌های تامین امروزی، کاملا محسوس است.
کاربرد سیستم های اطلاعاتی در زنجیره تامین
سیستم‌های اطلاعاتی و ارتباطی که امروزه در اختیار سازمان‌ها هستند حجم وسیعی از داده‌ها را جمع‌آوری و ذخیره‌سازی میکنند، اما ممکن است برخی از سازمان‌ها از فراوانی داده‌ها برای توسعه سیستم‌های اطلاعاتی و برای بهبود تصمیم‌گیری استفاده نکنند. انباشت و ذخیره سازی داده ها تقریباً بی فایده است مگر اینکه داده ها به صورت افقی و عمودی در زنجیره تأمین به اشتراک گذاشته شوند. اگر اطلاعات به موقع، دقیق، مدیریت شده، به اشتراک گذاشته شود، می تواند ابزار قدرتمندی باشد.
به طور خلاصه، اطلاعات برای اتخاذ تصمیمات حیاتی در هر سه سطح تصمیم‌گیری (استراتژی، برنامه ریزی و عملیات) و در هر یک از محرک های زنجیره تامین شامل مدیریت موجودی، حمل‌ونقل، منبع یابی و قیمت‌گذاری ضروری است. بدون اطلاعات، یک مدیر درکی از خواسته ی مشتریان، مقدار موجودی در انبار، پیشبینی تقاضا و نحوه تولید و ارسال محصولات ندارند. به طور کلی اطلاعات به مدیران این امکان را میدهد تا بر تمامی عملیات زنجیره تامین را نظارت کنند و در جهت بهبود عملکرد زنجیره تامین تصمیم گیری کنند.
تاثیرات جریان اطلاعات در زنجیره تامین
تاثیرات کاربردی مدیریت اطلاعات در بخش های مختلف زنجیره تامین که عبارتند از:
- زمان‌بندی تولید
- سفارش‌دهی و ساخت
- تغییرات سفارش
- پردازش و دسترسی به اطلاعات لجستیکی برای یکپارچه‌سازی و بهبود فرایند‌های حمل و نقل
- مدیریت لجستیک
- جمع‌آوری و پردازش اطلاعات عرضه و تقاضا
- تبادل و پردازش داده‌ها میان شرکای تجاری
- جمع‌آوری و پردازش اطلاعات برای تحلیل فرایند منبع‌یابی و ارزیابی
- انتخاب و توسعه تامین‌کنندگان
- برنامه‌های لجستیک و عملیات انبارداری
بکارگیری نامناسب اطلاعات باعث ایجاد ناهماهنگی میان قسمت های محتلف زنجیره تامین میشود. وجود یکپارچگی و هماهنگی میان فعالیت ها بسیار حائز اهمیت است. مدیریت اطلاعات کارآمد تاثیرات بسیاری بر دقت، کیفیت و سرعت دارد. به اشتراک‌گذاری اطلاعات عاملی کلیدی در هر سیستم زنجیره تامین سازمان هاست. سازمان ها در راستای دستیابی به اهداف خود از سیستم‌های اطلاعاتی استفاده میکنند.
مزایای مدیریت صحیح اطلاعات در زنجیره تامین
اهدافی که سازمان ها برای دستیابی به آن از سیستم های اطلاعاتی استفاده میکنند عبارتند از:
- افزایش سود
- کاهش هزینه‌ها
- افزایش رضایت مشتری
و یکپارچه سازی تمامی فرآیند های :
- برنامه‌ریزی تقاضا
- درخواست مواد اولیه
- پردازش سفارشات
- تخصیص موجودی
- پیشبینی تولید
- تکمیل سفارش
- دریافت و صدور صورت‌حساب
- پرداخت
- خدمات حمل و نقل
منظور از یکپارچگی، ترکیب بهینه حرکت کالا و جریان اطلاعات میان اجزای زنجیره تامین است. هرچه اجزای زنجیره تامین یکپارچه تر شوند، به همان میزان عملکرد سازمان بهبود می‌یابد.
اهمیت سیستم‌های اطلاعاتی تنها در انتقال اطلاعات خلاصه نمیشود بلکه تجزیه و تحلیل اطلاعات کاربردی، با دقت و تناوب بیشتر و از منابع معتبر و نیز مدل‌سازی و انتقال به موقع آنها بین بخش های زنجیره تامین از موارد کلیدی و پر اهمیت است. سازمان ها با بکارگیری این سیستم در بلند مدت برای خود مزیت رقابتی ایجاد کرده و بقای خود را تضمین میکنند.
تا اینجا گفته شد که یکی از عوامل موفقیت سازمان‌ها مدیریت صحیح و کارآمد زنجیره تامین آن است. در این میان ارتباط و انتقال صحیح جریان اطلاعات در اجزای زنجیره تامین واقع در منطقه جغرافیایی متفاوت با پیچیدگی‌های زیاد بسیار حائزاهمیت است. سازمان‌ها برای مدیریت جریان اطلاعات در زنجیره تامینشان از سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات استفاده میکنند. استفاده از این سیستم‌های اطلاعاتی در زنجیره های تامین موجب برقراری ارتباط با مشتری و انتقال اطلاعات از طرف مشتری به سازمان میشود و همچنین اطلاعات مورد نیاز را با سرعت، دقت و شفافیت بالا در اختیار مدیران قرار میدهند تا مدیریت کارآمد و برنامه‌ریزی عملیات بر اساس آنها شکل گیرد.